集会所の使用規則ひな形｜申し込み・取り消し・鍵の受け渡しの決め方
文・合同会社SBGG
集会所の使用規則は、昔からの慣習で回っていて文章になっていないことがよくあります。それでも、会員外の利用、直前の取り消し、片付けの不備、鍵の返し忘れなどで揉めたとき、よりどころになるのは書かれた規則です。
この記事では、集会所の使用規則のひな形と、各項目の決め方、鍵当番の負担を減らす鍵の管理の方法をまとめます。
使用規則に書くべき項目
| 項目 | 決めること |
|---|---|
| 利用できる人 | 会員・会員の家族・地域の団体・会員外。営利目的の利用を認めるか |
| 利用できる日時 | 休館日・年末年始、区分（午前・午後・夜間）、最終の退館時刻 |
| 申し込み | 何日前から何日前まで。申し込みの方法（スマホ・電話・申込書） |
| 承認 | 誰が承認するか。断る場合の理由（目的・重複・行事との重なり） |
| 使用料 | 料金表と、払う時期・場所 |
| 取り消し | 無料で取り消せる期限と、それを過ぎたときの扱い |
| 鍵 | 受け取り・返却の方法と時刻 |
| 禁止事項 | 火気・喫煙・飲酒・騒音・営利・宗教や政治の勧誘など |
| 片付け | 清掃・ごみ・机と椅子の戻し方・戸締まり |
| 損害 | 備品・建物を壊したときの負担 |
ひな形：集会所使用規則（例）
そのまま写して、集会所の実情に合わせて書き換えてください。
第1条（目的）この規則は、○○町内会館（以下「会館」）の使用について必要な事項を定める。
第2条（使用できる者）会館を使用できるのは、町内会の会員および会長が認めた団体・個人とする。
第3条（申し込み）使用する者は、使用日の2か月前から3日前までに、町内会が定める方法（予約システム・電話・申込書）で申し込む。
第4条（承認）会長または会長が指名した者は、申し込みの内容を確認し、承認またはお断りをする。営利を主な目的とする使用、公序良俗に反する使用は承認しない。
第5条（使用料）使用料は別表のとおりとし、鍵を受け取るときに納める。
第6条（取り消し）使用日の前日までの取り消しは無料とする。当日の取り消しは、使用料を納める。町内会の都合で使用できないときは、使用料を返す。
第7条（鍵）鍵は承認の案内に従って受け取り、使用後はただちに元の場所に返す。
第8条（禁止事項）会館内での喫煙、火気の使用（調理室を除く）、21時以降の大きな音を禁止する。
第9条（片付け）使用した者は、清掃・ごみの持ち帰り・机と椅子の片付け・戸締まりをしてから退館する。
第10条（損害）建物・備品を壊したときは、使用した者がその費用を負担する。
第11条（改廃）この規則の改廃は、役員会の議決による（規約で総会の議決とする場合はそれに従う）。
会館に貼る「利用のきまり」（短縮版）
使用規則の全文は長いので、会館の入口や部屋には、利用する人が守ることだけを短くまとめて貼ります。
・使えるのは、申し込みが承認された時間だけです。
・喫煙・火気の使用（調理室を除く）はできません。
・21時までに片付けを終え、退館してください。
・ごみはお持ち帰りください。机と椅子は元の場所へ。
・窓・エアコン・照明を消し、戸締まりをしてください。
・鍵は案内のとおり、使い終わったらすぐに返してください。
・設備を壊したときは、鍵当番（電話○○○-○○○○）へご連絡ください。
取り消しの決まりの考え方
取り消しの決まりは、空いた枠をほかの方が使えるようにするためのものです。会員の利用が無料の集会所では、取消料を取らず「前日までに取り消しの連絡を」とだけ決め、連絡がない無断の取り消しが続く場合に役員から声をかける、という運用でも十分なことが多いです。
会員外の有料の利用で取消料を定めるときは、使用料の額までにとどめるのが穏当です。消費者契約法第9条では、契約の解除に伴う違約金などのうち、事業者に生ずべき平均的な損害の額を超える部分は無効とされています。
鍵の管理：鍵当番の負担を減らす4つの方法
| 方法 | 費用の目安 | よいところ | 気をつけるところ |
|---|---|---|---|
| 鍵当番の家で手渡し | なし | 利用者の顔が分かる | 鍵当番が家にいる必要がある |
| 近くの商店・役員宅に預ける | なし | 受け取りの時間が広がる | 預け先の負担。引き継ぎ |
| 暗証番号式のキーボックス | 数千円〜 | 受け渡しが要らない | 番号を定期的に変える |
| スマートロック | 数万円〜と通信費 | 予約の時間だけ開けられる | 電池・通信・停電時の対応 |
キーボックスを使う場合は、番号を掲示物や回覧に書かず、承認された人にだけ伝わる案内に書きます。役員の交代や、番号が広まったと感じたときに番号を変え、案内の文面を書き換えます。
使用規則を変えるときの手順
- 役員会で、困っていること（無断の取り消し・片付け・会員外の利用など）を出し合う。
- 改正案をつくり、回覧で会員に示す。
- 規約の定めに従って、役員会または総会で決める。
- 新しい規則を会館に掲示し、予約システムの設定（申し込みの期限・承認・取り消し）を合わせる。
認可地縁団体（地方自治法第260条の2の認可を受けた自治会・町内会）の場合も、使用規則の決め方は団体の規約に従います。予約の受け方の移行は 自治会館の予約管理の方法、料金表は 使用料の決め方と管理 をご覧ください。
出典・参考
法令・公的な資料は、記事の公開日・更新日の時点で確認したものです。個別の判断は、規約・契約の内容とあわせて専門家にご確認ください。